Ngày 16/4/2025, Phó Chủ tịch Nguyễn Tuấn Hà ký ban hành Chỉ thị số 07/CT-UBND của UBND tỉnh về việc tăng cường quản lý công tác văn thư, lưu trữ trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị theo Kết luận số 127-KL/TW của Bộ  Chính trị trên địa bàn tỉnh Đắk Lắk.

Ci tiết Chỉ thị số 07/CT-UBND xem tại đây

Theo đó, Chủ tịch UBND tỉnh yêu cầu Thủ trưởng các sở, ban, ngành; người đứng đầu các cơ quan, tổ chức; Chủ tịch UBND cấp huyện, cấp xã tập trung chỉ đạo, tổ chức thực hiện công tác văn thư, lưu trữ:

Toàn bộ tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức phải được quản lý tập trung, thống nhất, an toàn theo từng phông lưu trữ; tài liệu, cơ sở dữ liệu của cơ quan, tổ chức nào phải được thống kê, tập hợp theo phông lưu trữ của cơ quan, tổ chức đó.

Thực hiện việc đóng phông lưu trữ của cơ quan, tổ chức kể từ ngày kết thúc hoạt động. Cơ quan, tổ chức không ban hành văn bản hành chính theo thẩm quyền kể từ ngày quyết định của cơ quan có thẩm quyền về việc hợp nhất hoặc kết thúc hoạt động có hiệu lực.

Trước và trong khi sắp xếp tổ chức bộ máy, tài liệu và cơ sở dữ liệu phải được tiếp tục bảo quản tại kho lưu trữ của Lưu trữ lịch sử tỉnh và Lưu trữ cơ quan (hoặc địa điểm đang bảo quản) của đơn vị hành chính trước khi sắp xếp.

Nghiêm cấm việc chiếm giữ, chuyển giao, hủy trái phép tài liệu và cơ sở dữ liệu tài liệu; không được làm hỏng, thất lạc tài liệu và cơ sở dữ liệu tài liệu trong qua trình sắp xếp tổ chức bộ máy.

Việc bàn giao tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu sau khi sắp xếp tổ chức bộ máy được thực hiện đúng quy định của pháp luật lưu trữ về thẩm quyền quản lý.

Thực hiện nghiêm quy định của pháp luật về quản lý, sử dụng con dấu, chứng thư chữ ký số chuyên dùng công vụ; bảo vệ bí mật nhà nước và bảo đảm an toàn thông tin, tài liệu, dữ liệu khi thực hiện nhiệm vụ thống kê, đóng gói, bàn giao, bảo quản, sử dụng trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy.

Thủ trưởng các sở, ban, ngành; người đứng đầu các cơ quan, tổ chức; Chủ tịch UBND cấp huyện, cấp xã có trách nhiệm bảo đảm an toàn tài liệu và cơ sở dữ liệu tài liệu thuộc thẩm quyền quản lý theo quy định của pháp luật, không rút tài liệu ra khỏi phông đối với tài liệu chưa được chỉnh lý, không xé lẻ tài liệu, không được chiếm giữ, làm hư hỏng, mất mát hay tiêu huỷ trái phép tài liệu trong suốt quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy cho đến khi tài liệu và cơ sở dữ liệu tài liệu được bàn giao cho Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh và cơ quan, tổ chức có thẩm quyền sau sắp xếp tổ chức bộ máy.

Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh có trách nhiệm tiếp nhận, phối hợp người đứng đầu cơ quan, tổ chức, đơn vị hành chính tiếp tục bảo quản tại chỗ hoặc tạm thời bảo quản tập trung toàn bộ tài liệu lưu trữ, cơ sở dữ liệu tài liệu trên địa bàn tỉnh và bàn giao tài liệu theo thẩm quyền quản lý cho cơ quan, tổ chức, đơn vị hành chính mới sau khi sắp xếp tổ chức bộ máy.

Đồng thời, Chủ tịch UBND tỉnh yêu cầu Thủ trưởng các sở, ban, ngành; người đứng đầu các cơ quan, tổ chức; Chủ tịch UBND cấp huyện, cấp xã chú trọng vào các nhiệm vụ trọng tâm:

Chỉ đạo đơn vị, cá nhân sắp xếp, phân loại tài liệu theo năm hành chính.

Chỉ đạo đơn vị, cá nhân thống kê, đóng gói hồ sơ, tài liệu về các công việc đã hoàn thành và hồ sơ, tài liệu về các công việc chưa hoàn thành (lập danh mục công việc chưa hoàn thành của từng đơn vị).

Chỉ đạo đơn vị, cá nhân tổng hợp, lập danh mục những công việc chưa hoàn thành của cơ quan, tổ chức; có hồ sơ, tài liệu kèm theo đóng gói riêng biệt và tập kết nộp vào Lưu trữ cơ quan.

Chỉ đạo Lưu trữ cơ quan thống kê, đóng gói tài liệu tại phòng, kho lưu trữ và hướng dẫn đơn vị, cá nhân thống kê, đóng gói hồ sơ, tài liệu chưa nộp vào phòng, kho lưu trữ; tiếp nhận hồ sơ, tài liệu của các đơn vị, cá nhân và tập kết về phòng, kho bảo quản tập trung. Cần lưu ý, tập hợp riêng và có ghi chú rõ ràng đối với hồ sơ, tài liệu về công việc chưa hoàn thành.

 Bố trí kho tàng, trang thiết bị, nhân lực cần thiết để bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu cho đến khi tài liệu được bàn giao cho cơ quan, tổ chức có thẩm quyền quản lý sau sắp xếp tổ chức bộ máy.

Chỉ đạo đơn vị vận hành Hệ thống thống kê, xác nhận số lượng tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu của những công việc đã hoàn thành và những công việc chưa hoàn thành; khoanh vùng dữ liệu trên Hệ thống hoặc trích xuất ra thiết bị lưu trữ và bảo đảm an toàn, toàn vẹn tài liệu và cơ sở dữ liệu cho đến khi bàn giao cho Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh hoặc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền sau sắp xếp tổ chức bộ máy.

Chủ tịch UBND cấp huyện giao Phòng Nội vụ tham mưu bố trí phòng kho, trang thiết bị cần thiết để tập kết, bảo quản tập trung an toàn tài liệu của các cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp huyện; bố trí lực lượng bảo vệ an toàn tài liệu cho đến khi tài liệu được bàn giao cho cơ quan, tổ chức có thẩm quyền quản lý sau sắp xếp tổ chức bộ máy.

Ngay sau khi hoàn thành việc sắp xếp tổ chức bộ máy cần kịp thời chỉ đạo các cơ quan, đơn vị, cá nhân:

• Đăng ký mở mới hoặc mở lại tài khoản của tổ chức, lãnh đạo, văn thư trên Hệ thống để bảo đảm việc phát hành và tiếp nhận văn bản; đăng ký cấp con dấu và chứng thư chữ ký số chuyên dùng công vụ theo quy định.
• Phối hợp với Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh – Sở Nội vụ, Sở Khoa học và Công nghệ và các đơn vị, cá nhân liên quan tiếp nhận tài liệu và cơ sở dữ liệu tài liệu về những công việc chưa hoàn thành thuộc thẩm quyền quản lý để tiếp tục giải quyết.
• Tiếp nhận tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu thuộc thẩm quyền quản lý và tài liệu tại các phòng, kho tập kết trên địa bàn quản lý; phối hợp với Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh xây dựng phương án xử lý nghiệp vụ đối với khối tài liệu đó.

Tăng cường công tác thu thập và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh gồm các nội dung cụ thể sau:

• Chỉ đạo cơ quan, đơn vị, cá nhân thực hiện nghiêm việc lập hồ sơ công việc, thu thập hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, chỉnh lý dứt điểm tài liệu tồn đọng.
• Chủ động ban hành và chỉ đạo tổ chức thực hiện kế hoạch giao nộp hồ sơ, tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn đến thời hạn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử.
• Chỉ đạo cơ quan, đơn vị chuẩn bị hồ sơ, tài liệu và bố trí kinh phí liên quan đến việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử.
• Chủ động phối hợp với Sở Nội vụ (qua Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh) để thực hiện việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử đúng quy định.

• Chủ tịch UBND cấp huyện khẩn trương chỉ đạo các phòng, ban chuyên môn và UBND cấp xã:

+ Thực hiện thu thập tài liệu và cơ sở dữ liệu lài tiệu hiện có (tài liệu giấy và tài liệu điện tử) vào Lưu trữ cơ quan; tổ chức sắp xếp, chỉnh lý và lựa chọn hồ sơ, tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn để nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử theo quy định (giao phòng Nội vụ làm đầu mối). Bảo đảm tuyệt đối an toàn, chấp hành nghiêm các quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước trong quá trình sắp xếp, thu thập, giao nộp tài liệu và cơ sở dữ liệu vào Lưu trữ lịch sử.

+ Ưu tiên nguồn lực của địa phương để khẩn trương số hóa tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức cấp huyện trước khi kết thúc hoạt động và cấp xã trước khi được tổ chức lại theo chỉ đạo của Bộ Nội vụ tại Công văn số 851/BNV- CVT&LTNN ngày 01/4/2025 về việc số hóa tài liệu trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị.

Bộ phận Lưu trữ cơ quan hoặc người được giao nhiệm vụ lưu trữ tại cơ quan, tổ chức, đơn vị thực hiện các công việc sau:

Hướng dẫn các đơn vị, cá nhân sắp xếp, phân loại tài liệu theo năm hành chính, thống kê, đóng gói hồ sơ, tài liệu và bàn giao về phòng, kho bảo quản tập trung trước; chuẩn bị kho tàng và các điều kiện cần thiết để bảo quản an toàn tài liệu tiếp nhận từ các đơn vị, cá nhân.

Thống kê, niêm phong, bảo quản an toàn tài liệu tại phòng, kho lưu trữ của cơ quan, tổ chức cho đến khi tài liệu được bàn giao cho Lưu trữ lịch sử tỉnh hoặc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền sau sắp xếp tổ chức bộ máy.

Phối hợp với đơn vị quản lý, vận hành Hệ thống thống kê, xác nhận số lượng tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu của cơ quan, tổ chức trong Hệ thống.

Tiếp nhận, bảo quản riêng hồ sơ, tài liệu của công việc chưa hoàn thành theo danh mục.

 Nộp lưu hoặc thống kê, đóng gói riêng hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn đã được chỉnh lý hoàn chỉnh trước đó để sẵn sàng nộp vào Lưu trữ lịch sử tỉnh.

Đối với Công chức, viên chức, người lao động:

Sắp xếp, phân loại tài liệu theo năm hành chính, thống kê, đóng gói hồ sơ, tài liệu về các công việc đã hoàn thành và hồ sơ, tài liệu về các công việc chưa hoàn thành; đối với công việc chưa hoàn thành, cần lập danh mục và ghi rõ: tên công việc; tên người được giao giải quyết chính; số lượng văn bản, tài liệu đã có; thời hạn giải quyết (nếu có).

Thống kê hồ sơ, tài liệu về các công việc đã hoàn thành và hồ sơ, tài liệu về các công việc chưa hoàn thành trên Hệ thống; lập danh mục hồ sơ công việc hoặc danh mục văn bản về công việc chưa hoàn thành trên Hệ thống.

Giao nộp nguyên trạng hồ sơ, tài liệu đã đóng gói và danh mục công việc chưa hoàn thành trên Hệ thống vào Lưu trữ cơ quan hoặc đơn vị, cá nhân có nhiệm vụ tập kết tài liệu trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy.

Ngay sau khi hoàn thành việc sắp xếp tổ chức bộ máy cần kịp thời phối hợp với Lưu trữ cơ quan và đơn vị quản lý, vận hành Hệ thống thực hiện bàn giao hồ sơ, tài liệu về các công việc chưa hoàn thành cho đơn vị, cá nhân có nhiệm vụ tiếp tục giải quyết.

Thủ trưởng các sở, ban, ngành; người đứng đầu các cơ quan, tổ chức; Chủ tịch UBND cấp huyện, cấp xã phải chủ động tập trung quán triệt, xây dựng chương trình, kế hoạch cụ thể để khẩn trương tổ chức triển khai kịp thời, có hiệu quả và chỉ đạo các cơ quan, tổ chức, đơn vị thuộc phạm vi quản lý thực hiện nghiêm các nhiệm vụ nêu tại Chỉ thị này; kịp thời xử lý các vấn đề vướng mắc phát sinh theo thẩm quyền.

Phòng Truyền thông